ASSOCIATION ANGELUKO IKASLEAK RÉGLEMENT INTÉRIEUR 2019 Préambule : Objet Le présent règlement complète les statuts et en précise les conditions d’application. Il s’applique à tous les membres de l’association ANGELUKO IKASLEAK. Il est modifiable à tout moment par l’assemblée générale. L’ASSEMBLEE GENERALE Article 1 : Membres L’association ANGELUKO IKASLEAK est composée des membres suivants : Membres d’honneur Membres adhérents Membres participants Article 2 : Compétence L'assemblée générale est l'organe souverain de l'association. Sa compétence est universelle et s'étend notamment : aux actes qui dépassent la gestion courante tels la vente ou l'achat d'un immeuble ou le placement des réserves financières de l'association ; à l'approbation des comptes ; à l'élection ou la révocation des membres du conseil d’administration ; à la ratification du règlement intérieur ; Sont du ressort de l’assemblée générale extraordinaire : la modification des statuts la dissolution de l'association. Article 3 : Convocation L'assemblée générale se réunit en session ordinaire, au moins, une fois par an sur convocation du président La convocation précise l'heure le lieu de l'assemblée générale et l'ordre du jour. Elle peut être accompagnée de tous documents utiles. Les convocations devront être adressées : soit par voie postale, soit par courriel au moins quinze jours avant la date de la réunion. Article 4 : Ordre du jour L'ordre du jour de l'assemblée générale est annexé à la convocation. Les demandes d'inscription de points particuliers doivent être adressées au bureau au moins cinq (5) jours francs avant la date de l'assemblée générale. Ils pourront faire l’objet de discussion sans vote questions diverses). Article 5 : Mandat En cas d'empêchement un membre de l'association peut donner mandat à tout membre pour le représenter. Le mandat, joint à la convocation, dûment daté et signé par le mandant doit comporter les nom et prénom du mandant, ceux du mandataire et préciser la nature et la date de la réunion concernée. Chaque mandataire peut être porteur de 3 mandats maximum. Article 6 : Election des membres du Conseil d’administration Les candidatures aux fonctions d'administrateur peuvent être adressées au président en exercice jusqu'au jour de l'assemblée générale. L'élection des administrateurs a lieu à main levée : un vote pour chaque candidat. Il peut avoir lieu au scrutin secret à la demande de la majorité des présents. Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à pourvoir, sont déclarés élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix. En cas d'égalité de voix, le candidat le plus âgé est élu. Article 7 : Autres votes Les votes ont lieu à main levée, à la majorité relative des membres présents et représentés. En cas de partage des voix, la proposition est rejetée. Sur demande de la majorité des membres présents ou représentés, le vote peut avoir lieu à bulletin secret. Dans ce cas toute proposition ne recueillant pas la majorité des suffrages exprimés sera considérée comme rejetée. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION Article 8 : Composition Le conseil d’administration comprend trois membres au moins et quinze au maximum, nommés par l'assemblée générale. Il est complété par les membres, administrateurs de droit que sont les anciens présidents, membres d’honneur, ayant accompli un mandat supérieur ou égal à une année complète. Les membres actifs à titre de conseiller juridique, fiscal, culturel ou autre peuvent participer aux réunions, avec voix consultative uniquement. Le conseil d'administration élit en son sein un bureau composé d’un président, d'un viceprésident, d’un secrétaire et d’un trésorier. Le cas échéant, des adjoints peuvent assister le secrétaire et le trésorier. La durée du mandat des membres du bureau est égale à celle de leur mandat d'administrateur. Ils sont rééligibles. Article 9 : Convocation Il est également tenu de convoquer une réunion dans un délai de trente jours si la majorité absolue des administrateurs lui en fait la demande. Le président fixe l'heure et le lieu de la réunion ainsi que son ordre du jour. Si la réunion a lieu à la demande de la majorité des administrateurs, les points dont ceux-ci souhaiteraient débattre devront être incorporés à l'ordre du jour. Les convocations doivent être : ▪ soit adressées par voie postale, ▪ soit adressées par courriel, au moins trois jours francs avant la date prévue pour la réunion. S'il s'agit d'une seconde convocation, ce délai pourra être réduit à un jour franc. Article 10 : Mandat En cas d'empêchement, un administrateur peut donner mandat à un autre administrateur pour le représenter. Le mandat dûment daté et signé par le mandant doit comporter les nom et prénom du mandant, ceux du mandataire et préciser la nature et la date de la réunion concernée. Chaque mandataire ne peut être porteur que d'un seul mandat. Article 11 : Quorum Si lors de la première convocation à une réunion, le total des membres présents et représentés est inférieur à la moitié de l'effectif du conseil d'administration, ce dernier ne peut prendre aucune décision. Le président doit procéder à une nouvelle convocation. Lors de cette seconde réunion, le conseil d'administration pourra valablement délibérer quel que soit le nombre de participants. Article 12 : Autres votes Les votes ont lieu à main levée, à la majorité relative des membres présents et représentés. En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante. Toutefois, sur demande de la majorité des membres présents ou représentés, le vote peut avoir lieu à bulletin secret. Dans ce cas, toute proposition ne recueillant pas la majorité des suffrages exprimés sera considérée comme rejetée. Le conseil n'est pas tenu de motiver ses décisions et n'a à en rendre compte que devant l'assemblée générale ou le tribunal compétent. Article 13 : Compétence du bureau 1.Le bureau assure la gestion courante de l'association. Il a en charge la réalisation des décisions prises par le conseil d'administration et doit lui rendre compte de sa gestion. Il instruit les dossiers de subventions (Mairie d’Anglet et OPLB). Il établit et gère les contrats de travail. Il gère les réservations des salles de cours et surveille la bonne utilisation et le respect des consignes. Il analyse l’assiduité des membres, avec le concours des formateurs, Il statue souverainement sur les demandes d'admission et sur les sanctions d'exclusion. Il établit les programmes d’enseignement et veille à leur respect. 2. Il peut créer des commissions, ouvertes à tous les membres de l’association. Chacune de ces commissions sera présidée par un membre du conseil d’administration. 3. Il se réunit aussi souvent que l'intérêt de l'association l'exige, sur convocation président. Article 14 : Attribution des membres du bureau Le président du bureau Il représente l’association ANGELUKO IKASLEAK et l’engage vis-à-vis des tiers, dans la limite de l’objet de l’organisation. Il convoque l’Assemblée Générale. Il convoque et préside les réunions du bureau. Il convoque et préside les réunions du bureau et du conseil d'administration. Il est ordonnateur du budget de l’association. Il veille au respect et à l’application stricte des dispositions des statuts et du règlement intérieur ainsi que toute décision des organes de l’association. Le Vice-Président Il assiste le Président dans l'exercice de ses fonctions et le remplace provisoirement en cas d'empêchement. Le secrétaire Il est chargé de l’établissement des procès verbaux des réunions de l’assemblée des conseils d’administration et du bureau. Il assure le traitement du courrier de l’association ANGELUKO IKASLEAK et la conservation de toute documentation de l’association. Il tient un registre des membres et supervise toutes les activités du secrétariat. Le trésorier Il est chargé, en collaboration avec le président, de l’établissement du budget de l’association ANGELUKO IKASLEAK . Il assure les rémunérations des formateurs et les déclarations administratives Il exécute les opérations de dépenses ordonnées par le président et encaisse les recettes de toute nature prévues au budget. A la fin de chaque année, il dresse les comptes de l’association ANGELUKO IKASLEAK en recettes et en dépenses en vue de leur soumission à l’approbation de l’Assemblée Générale. Tout retrait de fonds est subordonné à l’accord du bureau. Il tient une comptabilité dans le respect des règles usuelles. Un registre est ouvert à cette fin. Les registres comptables de l’association ANGELUKO IKASLEAK sont arrêtés chaque fin de mois. Il gère les archives comptables Article 15 : Moyens d’action de l’Association Tous les renseignements personnels communiqués au bureau de l’association par ses membres restent strictement confidentiels et ne sont en aucun cas communiqués à des tiers. Le bureau pourra communiquer avec tous ses membres par leur adresse postale ou électronique, soit individuellement soit collectivement en "Cci", pour le respect de la confidentialité. En cas de changement d’adresse électronique ou postale, l’adhérent devra en informer le bureau. Un site Internet bilingue "français-basque" www.angelukoikasleak.com est à la disposition des membres. On y trouve tous les renseignements utiles : lieu des cours, horaires, composition du Conseil d'administration et du bureau, et les principales activités de l’association. Un lien pour la chorale est accessible sur ce site aux choristes par l’intermédiaire d’un mot de passe. Ils y trouveront les fichiers sons (midi ou mp3) par pupitres pour chaque chant du répertoire. Une messagerie : angelukoikas64600@gmail.com accessible pour tous échanges et communications. Article 16 : Bénévolat Les membres de l'Association, du Conseil d'administration ou du Bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution. Ils peuvent être remboursés des frais engagés en raison de missions qui leur ont été confiées après accord du Bureau, ou du Président et sur présentation de pièces justificatives exclusivement. Le remboursement de ces frais interviendra après une signature des justificatifs par le Président et le Vice-Président. Article 17 : Assurances L'Association se doit de contracter chaque année une assurance "Responsabilité Civile" couvrant les locaux prêtés gracieusement par la municipalité, et les adhérents lors des manifestations organisées. Cette charge incombant au Président de l'Association. Article 18 : Compte bancaire Un compte est ouvert auprès de l'agence du Crédit Lyonnais - 44, avenue de Bayonne - 64600 ANGLET. Seront accréditées sur ce compte les signatures du président du trésorier et du trésorier adjoint. Article 19 : Exercice comptable L'exercice comptable normal s'étend du premier janvier au trente et un décembre de la même année Article 20 : Cotisations Une cotisation d’adhésion à l’association est demandée à chaque membre. Elle ouvre droit aux activités gratuites proposées. Son montant est fixé chaque année par le Conseil d’Administration. Elle est définitivement acquise à l'association dès l'inscription et encaissée au cours du mois d'octobre. Deux cotisations complémentaires sont proposées aux membres participants, 1 - Apprentissage de la langue 2 - Apprentissage du chant choral La cotisation 2, relative à l'apprentissage du chant choral, est calculée en fonction du nombre de choristes et de façon à couvrir les frais générés par les prestations du chef de choeur. Cette cotisation n'est pas remboursable, en cas d'abandon. Elle sera encaissée au cours du mois d'octobre. Le versement des cotisations complémentaires 1 et 2 doit être fait par chèques établis à l'ordre de l'association, ou en espèces, au moment de l'inscription. Il peut également être acquitté par virement. L'encaissement des chèques de la cotisation 1 (cours) sera effectué le 31 octobre. Toutefois, cette cotisation peut être encaissée en deux fois, à la demande de l'adhérent : le 31 octobre et le 31 décembre. Dans ce cas, deux chèques d'un montant égal à la moitié de la cotisation sont établis, datés du jour de l'inscription. Par ce paiement, l'adhérent reconnaît avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur. Pour les membres qui bénéficient d’une aide de leur employeur, l’association remboursera le membre dès réception du montant de l’aide de l’employeur. L’association peut établir des certificats ou factures sur demande écrite mentionnant les coordonnées du destinataire. Une carte nominative de membre, valable pour l’exercice en cours, est remise à l'adhérent. Article 21 : Période d'essai et conditions de remboursement de la cotisation relative aux cours Une période d'essai de quatre (4) cours est accordée aux nouveaux apprenants, quel que soit le niveau qu'ils intègrent. Pour ceux-ci, la cotisation complémentaire (1) sera remboursée s'ils ne suivent plus les cours et qu'ils en ont fait la demande auprès d'un membre du bureau avant le 31 octobre de l'année en cours. Leurs chèques leur seront restitués. Conformément à l'article 20 ci-dessus, la cotisation d'adhésion ne sera pas remboursée. A ce titre, l'adhérent qui aura renoncé aux cours restera membre de l'association et pourra bénéficier des activités gratuites proposées aux adhérents. Passé le 31 octobre, aucune restitution de cotisation ne sera due au membre démissionnaire. Article 22 : Radiation Peuvent déclencher une procédure de radiation les cas suivants : Refus du paiement de la cotisation annuelle Fautes graves avérées Sont notamment considérées comme fautes graves encourant une décision de radiation : - la diffamation publique de l’association, de ses publications, de ses membres inscrits ou de leurs publications, quel que soit le média utilisé (presse traditionnelle, sites, listes de diffusion, forums, newsgroups etc.) - la diffusion publique de courriers privés sans autorisation de leurs auteurs ou de courriers provenant des listes de diffusion internes sans autorisation de leurs auteurs et du bureau ; - la promotion du racisme, de la xénophobie, de la pédophilie ou de toute forme de discrimination ; Le Bureau, saisi d’une plainte pour faute grave émanant d’un membre, recueille les arguments du membre présumé fautif en le convoquant par lettre recommandée. Une mesure d'exclusion pourra être prononcée. Le remboursement de la cotisation ne pourra être exigé en cas d’exclusion. Article 23 : Loi anti-tabac En application du décret du 29/05/92 sur la loi EVIN du 10 janvier 1991, il est interdit de fumer dans tous les lieux fermés, publics. Il est donc formellement interdit de fumer dans : les salles de cours, les sanitaires, les couloirs. Article 24 : Boissons et restauration Sauf accord spécifique, les boissons et tout autre aliment ne devront pas être consommés dans les salles de cours. Article 25 : Rémunération des formateurs Les formateurs transmettent chaque fin de mois les tableaux «Présence des apprenants» au bureau. Ils sont rémunérés au prorata des heures effectuées, sauf décision contraire prise par le bureau L’Association utilise le paiement par Chèque Emploi Association (CEA). Il s'agit d'une offre de service du réseau URSSAF pour favoriser l'emploi en milieu associatif afin de simplifier la gestion des salaires et des charges sociales. Article 26 :Effectif minimum par cours Si l’effectif minimum d’un cours est inférieur à huit (8) apprenants, ce cours pourra être définitivement annulé. Article 27 :Dons Suite à la confirmation du contrôleur des finances publiques de Pau en date du 2 juillet 2018, notre association est reconnue d'intérêt général. A ce titre, elle peut recevoir des dons et établir des reçus fiscaux ouvrant droit à une réduction d'impôt sur le revenu. Article 28 :Vérification des comptes L’Assemblée Générale peut désigner un ou plusieurs membre(s) pour vérifier les comptes. Article 29 :Droit à l'image L'Association publie régulièrement, sur son site www.angelukoikasleak.com, des photos prises lors de réunions publiques ou animations diverses. Dans le cadre du respect à la vie privée, il sera tenu compte de tout refus notifié par un membre pour la diffusion ou le retrait des images. Règlement intérieur établi à Anglet, le 21 janvier 2019 et ratifié par l'assemblée générale du 8 février 2019 Le président La trésorière Le secrétaire Paul DELASSUS Sylviane THION Annie SAFFROY
