ASSOCIATION ANGELUKO IKASLEAK RÉGLEMENT INTÉRIEUR 2013 Préambule : Objet Le présent règlement complète les statuts et en précise les conditions d’application. Il s’applique à tous les membres de l’association ANGELUKO IKASLEAK. Il est modifiable à tout moment par l’assemblée générale. L’ASSEMBLEE GENERALE Article 1 : Membres L’association ANGELUKO IKASLEAK est composée des membres suivants : Membres d’honneur Membres adhérents Membres participants Article 2 : Compétence L'assemblée générale est l'organe souverain de l'association. Sa compétence est universelle et s'étend notamment : aux actes qui dépassent la gestion courante tels la vente ou l'achat d'un immeuble ou le placement des réserves financières de l'association ; à l'approbation des comptes ; à l'élection ou la révocation des membres du conseil d’administration ; à la modification du règlement intérieur ; L'assemblée générale est également l'organe de recours contre une décision d'exclusion prononcée par le bureau. Sont du ressort de l’assemblée générale extraordinaire : la modification des statuts la dissolution de l'association. Article 3 : Convocation Elle se réunit en session ordinaire, au moins, une fois par an sur convocation du président La convocation précise l'heure le lieu de l'assemblée générale et l'ordre du jour. Elle peut être accompagnée de tous documents utiles. Les convocations devront être : soit remises en main propre soit adressées par voie postale, soit adressées par courriel au moins quinze jours avant la date de la réunion. Article 4 : Ordre du jour L'ordre du jour de l'assemblée générale est annexé à la convocation. Les demandes d'inscription de points particuliers doivent être adressées au bureau au moins dix jours francs avant la date de l'assemblée générale. Ils pourront faire l’objet de discussion sans vote. Article 5 : Mandat En cas d'empêchement un membre de l'association peut donner mandat à tout membre pour le représenter. Le mandat, joint à la convocation, dûment daté et signé par le mandant doit comporter les nom et prénom du mandant, ceux du mandataire et préciser la nature et la date de la réunion concernée. Chaque mandataire peut être porteur de 3 mandats maximum. Article 6 : Election des membres du Conseil d’administration Les candidatures aux fonctions d'administrateur peuvent être adressées au président en exercice jusqu'au jour de l'assemblée générale. L'élection des administrateurs a lieu à main levée : un vote pour chaque candidat. Il peut avoir lieu au scrutin secret à la demande de la majorité des présents. Sont déclarés élus les candidats ayant obtenu le plus de voix. En cas d'égalité de voix, le candidat le plus âgé est élu. Article 7 : Autres votes Les votes ont lieu à main levée, à la majorité relative des membres présents et représentés. En cas de partage des voix, la proposition est rejetée. Sur demande de la majorité des membres présents ou représentés, le vote peut avoir lieu à bulletin secret. Dans ce cas toute proposition ne recueillant pas la majorité des suffrages exprimés sera considérée comme rejetée. Article 8 : Appel contre une mesure d’exclusion Un membre exclu par décision du bureau peut interjeter appel devant l’assemblée générale en adressant un recours en ce sens au président de l'association dans les trente jours suivants celui où son exclusion lui a été signifiée. Cet appel est suspensif et sera mis à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION Article 9 : Composition Le conseil d’administration comprend au maximum quinze membres. Sont membres de droit au conseil d’administration. * les membres d’honneur * les anciens présidents ayant accompli un mandat supérieur ou égal à une année complète, * les membres actifs à titre de conseiller juridique, fiscal, culturel ou autre. Il est complété par les membres élus en assemblée générale. Il élit en son sein un bureau composé d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier auxquels il peut adjoindre un vice-président, un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint Les membres du bureau sont les administrateurs de l'association Article 10 : Renouvellement du bureau du conseil d'administration. Le renouvellement du bureau conseil d'administration se fait annuellement et par tiers L'élection à ces fonctions est réalisée par le conseil d’administration à main levée ou au scrutin secret et à la majorité relative après chaque renouvellement total ou partiel du bureau. Un vote est organisé pour chaque poste à pourvoir. Les sortants sont rééligibles. En cas d'égalité de voix, le candidat le plus âgé est déclaré élu. Article 11 : >Compétence du bureau du conseil d'administration. Le bureau du conseil d’administration assure la gestion courante de l’association. Il instruit les dossiers de subventions (Mairie d’Anglet et OPLB) et des conventions scolaires. Il gère les réservations des salles de cours et surveille la bonne utilisation et le respect des consignes, Il analyse l’assiduité des membres avec le concours des formatrices, Il statue souverainement sur les demandes d'admission et, en première instance, sur les sanctions d'exclusion Il établit les programmes d’enseignement et veille à leur respect. Il se réunit, aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige, sur convocation du président Article 12 : Convocation du conseil d'administration. Le président du bureau est tenu de provoquer une réunion dans un délai de trente jours si la majorité absolue des administrateurs lui en fait la demande. Le président fixe l'heure et le lieu de la réunion ainsi que son ordre du jour. Si la réunion a lieu à la demande de la majorité des administrateurs, les points dont ceux-ci souhaiteraient débattre devront être incorporés à l'ordre du jour. Les convocations doivent être : soit remises en main propre, soit adressées par voie postale, soit adressées par courriel, au moins trois jours francs avant la date prévue pour la réunion. S'il s'agit d'une seconde convocation, ce délai pourra être réduit à un jour franc. Article 13 : Mandat En cas d'empêchement, un membre du bureau peut donner mandat à un autre administrateur pour le représenter. Le mandat dûment daté et signé par le mandant doit comporter les nom et prénom du mandant, ceux du mandataire et préciser la nature et la date de la réunion concernée. Chaque mandataire ne peut être porteur que d'un seul mandat. Article 14 : Quorum Si lors de la première convocation à une réunion, le total des membres présents et des mandats réguliers est inférieur à la moitié de l'effectif du bureau, ce dernier ne peut prendre aucune décision. Le président doit procéder à une nouvelle convocation. Lors de cette seconde réunion, le bureau pourra valablement délibérer quel que soit le nombre de participants. Article 15 : Autres votes Les votes ont lieu à main levée, à la majorité relative des membres présents et représentés. En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante. Toutefois, sur demande de la majorité des membres présents ou représentés, le vote peut avoir lieu à bulletin secret. Dans ce cas toute proposition ne recueillant pas la majorité des suffrages exprimés sera considérée comme rejetée. Le C.A. n'est pas tenu de motiver ses décisions et n'a à en rendre compte que devant l'assemblée générale ou le tribunal compétent. Article 16 : Attribution des membres du bureau Le président du bureau Il représente l’association ANGELUKO IKASLEAK et l’engage vis-à-vis des tiers, dans la limite de l’objet de l’organisation. Il convoque l’Assemblée Générale. Il convoque et préside les réunions du bureau. Il convoque et préside les réunions du conseil d’administration. Il est ordonnateur du budget de l’association. Il veille au respect et à l’application stricte des dispositions des statuts et du règlement intérieur ainsi que toute décision des organes de l’association. Le secrétaire Il est chargé de l’établissement des procès verbaux des réunions de l’assemblée des conseils d’administration et du bureau. Il assure le traitement du courrier de l’association ANGELUKO IKASLEAK et la conservation de toute documentation de l’association. Il tient un registre des membres et supervise toutes les activités du secrétariat. Le trésorier Il est chargé de l’établissement du budget de l’association ANGELUKO IKASLEAK . Il assure les rémunérations des formateurs et les déclarations (cf. art. 28) Il exécute les opérations de dépenses ordonnées par le président et encaisse les recettes de toute nature prévue au budget. A la fin de chaque année, il dresse les comptes de l’association ANGELUKO IKASLEAK en recettes et en dépenses en vue de leur soumission à l’approbation de l’Assemblée Générale. Tout retrait de fonds est subordonné à l’accord du bureau. Il tient une comptabilité matière dans le respect des règles usuelles. Un registre est ouvert à cette fin. Les registres comptables de l’association ANGELUKO IKASLEAK sont arrêtés chaque fin de mois. Il gère les archives comptables Article 17 : Moyens d’action de l’Association Tous les renseignements personnels communiqués au bureau de l’association par ses membres restent strictement confidentiels et ne sont en aucun cas communiqués à des tiers. Le bureau pourra communiquer avec tous ses membres par leur adresse postale.Il pourra utiliser les moyens informatiques soit individuellement soit collectivement, dans ce cas la confidentialité sera respectée. En cas de changement d’adresse électronique ou postale, l’adhérent devra en informer le bureau. Un site Internet www.angelukoikasleak.com est à la disposition des membres. On y trouve tous les renseignements utiles : lieu des cours, horaire, composition du bureau, prévision de manifestations… Une boite de messagerie angeluko@hotmail.fr est accessible aux choristes qui y trouveront les partitions en .PDF, les fichiers sons (midi ou mp3) par pupitres et le fichier « MuseScore » pour chaque chant du répertoire Article 18 : Bénévolat Les membres de l'Association ou du Bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution mais ils peuvent être remboursés des frais qu'ils ont engagés en raison des missions qui leur ont été confiées après accord du Bureau ou du Trésorier et du Président et sur présentation de pièces justificatives exclusivement. Article 19 : Assurances L'Association se doit de contracter chaque année une assurance "Responsabilité Civile" couvrant les locaux prêtés gracieusement par la municipalité, et les adhérents lors des manifestations organisées. Cette charge incombant au Président de l'Association. LA GESTION COMPTABLE Article 20 : Compte bancaire Un compte est ouvert auprès de l'agence du Crédit Lyonnais - Place Jean Monnet - 64600 ANGLET. Seront accréditées sur ce compte les signatures du président du trésorier et du trésorier adjoint. Article 21 : Exercice comptable L'exercice comptable normal s'étend du premier janvier au trente et un décembre de la même année Article 22 : Cotisations Une cotisation d’adhésion à l’association est demandée à chaque membre. Elle ouvre droit sans cotisation complémentaire aux activités gratuites proposées. Son montant est fixé à 10 euros (2012/2013). Trois cotisations complémentaires sont proposées aux membres participants: 1 Apprentissage de la langue avec professeur : 110 euros (2012/2013) 2 Perfectionnement sans professeur : 50 euros (2012/2013) 3 Apprentissage du chant choral. (démarrage en 2013) La cotisation 3, relative à l’apprentissage du chant choral, est calculée en fonction du nombre de choristes et de façon à couvrir les frais générés par les prestations du chef de chœur. Cette cotisation n’est pas remboursable. Les montants de la cotisation d’adhésion et des cotisations complémentaires sont fixés lors des assemblées générales pour les exercices suivants. Le versement des cotisations complémentaires 1 et 2 doit être établi par chèque à l’ordre de l’association avant fin octobre. Il peut également être acquitté en espèces ou par virement. La cotisation peut être encaissée en 2 fois (à la demande de l’adhérent) en novembre et janvier : 2 chèques d’un montant égal à la moitié de la cotisation globale sont établis, datés du même jour et remis à un membre du bureau avant fin octobre. Par ce paiement, l’adhérent reconnaît avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur. Pour les membres qui bénéficient d’une aide de leur employeur, l’association remboursera le membre dès réception du montant de l’aide de l’employeur. L’association peut établir des certificats ou factures sur demande écrite mentionnant les coordonnées du destinataire. Une carte nominative est remise à chaque membre : elle est valable pour l’exercice en cours. Article 23 : Calcul des cotisations complémentaires partielles –Calcul des remboursements de cotisations complémentaires Calcul de la cotisation complémentaire partielle (1 ou 2) suite à adhésion tardive : Il n’y a pas de cotisation partielle d’adhésion. Le calcul de la cotisation complémentaire 1 ou 2 partielle ne s’applique qu’aux nouveaux adhérents à jour de la cotisation d’adhésion. Lors d'une première adhésion tardive, la cotisation complémentaire 1ou 2 sera réduite proportionnellement au nombre de cours restant à effectuer jusqu'à la fin de l'année d’enseignement. MCot = Montant de la cotisation complémentaire 1 ou 2 N = Nombre de cours déjà effectué Vc = Cotisation complémentaire annuelle / Nombre de cours total = MCot/28 Cotisation partielle = MCot - (Vc x N) Calcul du remboursement de la cotisation complémentaire (1 ou 2) La cotisation d’adhésion ne donnera lieu à aucun remboursement. La cotisation complémentaire (1 ou 2) est partiellement remboursée aux adhérents qui ne suivent plus les cours et qui en font la demande auprès d’un membre du bureau avant le 31 décembre de l’année scolaire en cours. Passé ce délai aucune restitution de cotisation n’est due au membre démissionnaire. En cas de décès, la qualité de membre s’éteint avec la personne Cotisation remboursée = MCot - (Vc x (28 - N)) Article 24 : Radiation Peuvent déclencher une procédure de radiation les cas suivants : Refus du paiement de la cotisation annuelle Fautes graves avérées Sont notamment considérées comme fautes graves encourant une décision de radiation : la diffamation publique de l’association, de ses publications, de ses membres inscrits ou de leurs publications, quel que soit le média utilisé (presse traditionnelle, sites, listes de diffusion, forums, newsgroups) la diffusion publique de courriers privés sans autorisation de leurs auteurs ou de courriers provenant des listes de diffusion internes sans autorisation de leurs auteurs et du bureau ; la promotion du racisme, de la xénophobie, de la pédophilie ou de toute forme de discrimination ; Le Bureau, saisi d’une plainte pour faute grave émanant d’un membre, recueille l’opinion du membre présumé fautif en le convoquant par lettre recommandée. En l’absence d’accord amiable, le Bureau propose, en assemblée générale, une sanction ou plusieurs options de sanctions au vote à la majorité simple. Un compte-rendu des débats et des votes est établi. Si l'exclusion est prononcée, les statuts offrent une possibilité d'appel. Le remboursement de la cotisation, ne pourra être exigé en cas d’exclusion. Article 25 : Jour férié Le jour férié est non travaillé, payé à la formatrice et le cours est ajouté au calendrier pour assurer les 28 cours aux apprenants. Article 26 : Loi anti-tabac En application du décret du 29/05/92 sur la loi EVIN du 10 janvier 1991, il est interdit de fumer dans tous les lieux fermés, publics. Il est donc formellement interdit de fumer dans : les salles de cours, les sanitaires, les couloirs. Article 27 : Boissons et restauration Sauf accord spécifique, les boissons et tout autre aliment ne devront pas être consommés dans les salles de cours. Article 28 : Rémunération des formateurs Les formateurs transmettent chaque début de mois les tableaux " Présences " au bureau. Ils sont rémunérés par chèque ou virement bancaireou virement bancaireen début de chaque mois au prorata des heures effectuées, sauf décision contraire prise par le bureau. Article 29 : Commissaire aux comptes L’Assemblée Générale peut élire, selon le besoin, un ou plusieurs membre(s) pour vérifier les comptes. Fait à Anglet le 15 février 2013 La secrétaire La trésorière le président S. CORY O. PRIEUR J.F. HARRIET
